Im Rahmen der Erstinventur sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ist von jedem Unternehmen eine Inventur über die Vermögensgegenstände und Schulden sowie Rechnungsabgrenzungsposten durchzuführen. Die Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten werden nach Art, Menge und Wert in einem Inventar verzeichnet. Dieses dient als Grundlage zur Bewertung der Eröffnungsbilanz bzw. der Jahresabschlüsse.

Ausgangssituation

In der Regel werden Anlagegüter noch immer manuell inventarisiert. Der enorm große Zeitaufwand und die große Fehlergefahr stellen dabei ein Problem dar. Fehler entstehen immer beim manuellen Abgleich der Inventarnummern, bei der handschriftlichen Übertragung der Daten in die Inventarlisten oder bei der Nacherfassung in die Bestandsführung des Buchhaltungssystems. Eine Korrektur der Fehler kann dabei schnell den gleichen Aufwand wie die vorherige Erfassung erreichen. Fehler, die nicht sofort erkannt werden, führen spätestens bei der nächsten Inventur zu Mehraufwand.

Lösung

Die Velten Softwaresysteme GmbH hat das Produkt entwickelt. Es unterstützt die Inventur der mobilen Vermögensgegenstände sowie die anschließende Nachbearbeitung. Die Erfassung erfolgt mittels Handheld PCs und BarcodeEtiketten, so dass sie schneller, sicherer und somit wirtschaftlicher durchgeführt werden kann.

Software Komponenten

• SER – SQL-Server mit Datenbank 
• APP – Desktop-Applikation auf Inventur-Arbeitsplätzen
• MOB – Mobile Applikation auf Handheld

Inventurablauf

Legen Sie in APP Ihre Inventurhierachie an oder importieren Sie sie aus Ihrer Finanzwesen-Software. Wenn Sie bereits Inventare verwalten, werden diese importiert. Stellen Sie die Inventurfelder, die von einem Team aufgenommen werden sollen zusammen und spielen Sie die SollDaten auf den Handheld. Die einmal ausgewählten Inventurfelder und Inventare sind für weitere Auswahlen gesperrt. Wenn das Aufnahmeteam nun in einem Inventurfeld die dort vorhandenen Inventare scannt, sind sie dadurch gezählt. Findet das System Sonderfälle, wie z.B. Mindermengen, Standortwechsel oder neue Inventare werden sie erkannt und entsprechende Buchungen erzeugt. Nach Beendigung des Inventurgangs werden die Daten auf den Server zurückgespielt und mit den dort vorhandenen Daten abgeglichen. Zum Abschluss der Inventur werden alle Inventurdaten an das Finanzwesen zurückgegeben.

Funktionen

• Import von vorhandenen Inventar- und Standortdaten
• Mobile Identifikation der Inventargüter durch Barcodes
• Druck von Barcode-Etiketten
• Beliebig tiefe Inventurhierachie
• Beliebig tiefe Inventarstandorthierachie
• Zusammenstellung mehrerer Inventurfelder zu einer Inventur
• Mehrplatzfähig
• Verwaltung und Syncronisation mehrerer Mobilgeräte
• Ausgabe von Inventur-Laufzetteln
• Feststellung von Mengendifferenzen, Ausgabe von Fehlbestandslisten
• Feststellen von Standortwechseln

Nutzen

• Papierlose Erfassung vor Ort
• Automatisches Erstellen von Standortwechseln und Mengendifferenzen
• Automatisierte Bestandsfortschreibung
• Einfache Überprüfung und schneller Nachweis von Fest- und Gruppenwerten